С 1 марта 2025 года юридические лица представляют заявления и прилагаемые к ним документы только в форме электронных документов. Исключением являются случаи, когда стороной сделки выступает физическое лицо, при этом договоры участия в долевом строительстве представляются только в форме электронных документов.

Но, как показывает практика, около 15–20% предоставляемых заявлений приостанавливаются или возвращаются заявителям без рассмотрения исключительно из-за формальных ошибок в электронных документах. В Росреестре объяснили ключевые особенности подготовки и направления документов в электронном виде, чтобы избежать задержек в рассмотрении заявлений и быстрого проведения процедуры кадастрового учёта и/или регистрации прав.

При подготовке электронных документов необходимо строго соблюдать форматы, утвержденные Приказом Росреестра от 30.12.2020 № П/0509 и от 19.08.2020 № П/0310. Документы, необходимые для государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, предписывается направлять в одном из двух допустимых форматов:

• XML-документы, созданные с применением специализированных XML-схем, которые позволяют производить автоматизированное считывание и форматно-логический контроль данных;
• PDF/A-документы, содержащие обязательный текстовый слой, обеспечивающий полнотекстовый поиск информации. Важно помнить, что создание документа путем вставки изображения (JPG) в PDF-файл либо предоставление документов в формате DOCX является грубым нарушением и недопустимо для предоставления.

Документы, представляемые в Росреестр в форме электронных документов, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) лиц, подписавших такие документы на бумажном носителе, или лиц, которые уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе. В электронном документе (например, в договоре купли‑продажи) не должно быть собственноручных подписей наряду с УКЭП. Наличие обеих подписей означает существование двух документов: бумажного и электронного. Для регистрации прав нужно подавать только электронный документ с УКЭП сторон.

Для руководителей юридических лиц УКЭП должна быть выдана аккредитованным удостоверяющим центром ФНС России (не коммерческим УЦ). Физические лица используют усиленную неквалифицированную подпись, которая генерируется в мобильном приложении «Госключ» или на портале Госуслуг.

Учетно-регистрационные действия по заявлению представителя юридического лица осуществляется только при наличии у него нотариально удостоверенной доверенности. Учитывая положения статьи 17.5 Федерального закона от 06.04.2011
№ 63-ФЗ "Об электронной подписи", доверенность для целей осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав от имени юридического лица представляется в электронной форме в машиночитаемом виде в формате XML.

Перед подачей документов в Росреестр обязательно проверить действительность электронной подписи (ЭЦП) и подписанных документов на онлайн‑сервисах: https://e-trust.gosuslugi.ru/check/sign и https://crypto.kadastr.ru/SVS/Verify/.