Архив – это неизбежное зло, с которым приходится мириться любой более-менее крупной организации. Но кто сказал, что в XXI веке это обязательно должен быть бумажный вариант?
Развитие информационных технологий давно привело к тому, что многие аспекты организации бизнеса незаметно перебрались в цифру и онлайн. Поэтому нет ничего удивительного, что появилось специальное программное обеспечение для электронного архива и возможность хранить там все необходимые документы.
Естественно, это не просто папка в каталоге, а целый комплекс приложений и программных продуктов. Кроме хранения, он должен уметь делать следующие:
Также надо понимать, что пользоваться архивом будет достаточно большое количество людей. Надо обеспечить администрирование пользователей, предоставление разных доступов и тому подобное.
Самая большая проблема таких архивов – это перенос бумажных документов в цифровой вид и обслуживание систем. Например, сканирование чертежей большого формата требуется очень многим промышленным предприятиям. А для баз данных требуются мощные сервера с достаточно вместительными жесткими дисками. Не обязательно заниматься этим самостоятельно. Бизнесу необходимо в компанию, которая на условиях аутсорсинга оказывает услуги по архивированию и сохранению документов. Это позволит максимально использовать преимущество электронного архива.
Дело в том, что при грамотной организации процесса обеспечивается стопроцентная сохранность документов. Многократные резервные копии, которые физически находятся в разных местах, в том числе в облачных хранилищах, позволяют не переживать о безопасности данных. При этом пользоваться архивом оказывается на порядок удобнее. Получить доступ к нужному документу можно буквально за несколько секунд из любой точки земного шара, где есть интернет. Все это существенно экономит время, деньги и необходимую площадь. Все же на небольшом электронном носителе легко помещается информация за несколько лет.
Реклама. ООО "Делис Архив"
ИНН 7718709131
Erid: 2Vfnxvu1TpL
